Het facturatieproces op een accountants- of administratiekantoor is anders dan anders. Het is geen standaard proces en daarom van groot belang dat het facturatieproces flexibel is. Waarom is dit zo belangrijk en hoe kan je dat ondervangen?
Flexibiliteit op basis van urenregistratie en abonnementen
Het einde van de maand is in zicht, de voorbereidingen voor de facturatieronde worden getroffen. Een laatste taak aan alle medewerkers om de uren voor de afgelopen maand in te vullen, want op de tweede van de nieuwe maand worden alle uren bevestigd. Nu zou je met een druk op de knop alle facturen kunnen versturen, maar dat gebeurt in 9 van de 10 gevallen niet. Een foutloze factuur vraagt nog veel tijd van een vennoot of partner. Welke uren mogen wel en welke uren mogen niet worden doorberekend. Welke uren horen wel en welke uren horen niet thuis onder het afgesproken budget. Dit intensieve proces zorgt voor vertraging intern, maar dat betekent ook dat de betalingen langer op zich laten wachten.
Flexibiliteit: opmaken en bewerken vanuit 1 flow
Er zijn verschillende redenen te bedenken dat het facturatieproces zo intensief is. Allereerst zou het te maken kunnen hebben met het feit dat de accountant over het algemeen zeer punctueel en minutieus in de afwerking is. Dat zou al een belangrijk stuk verklaren. Tegelijkertijd worden er veel uren afgeboekt die in eerste instantie wel gemaakt zijn, maar niet worden doorbelast. Ligt dat aan de manier van uren schrijven of aan de inrichting van de applicatie?
Een afgesproken budget (project) voor terugkerende werkzaamheden helpt om grip te krijgen op de uren en daardoor de winstgevendheid. Door een ingebouwde signalering en overzichten kan je op ieder moment de status van zo’n budget zien. Tevens hoeft de medewerker bij het schrijven van de uren niet na te denken of het bij het budget hoort of dat het een los uur is. Bij de inrichting geef je dat aan.
Maar niet alle uren kunnen worden weggeschreven op een budget. Het is dan heel belangrijk dat de lijst met activiteiten niet eindeloos lang is, maar overzichtelijk is ingericht. Het schrijven van een interne toelichting helpt al om intern inzicht te krijgen over het waarom een bepaalde activiteit langer heeft geduurd dan normaal. Dit zou je ook direct in de externe toelichting mee kunnen geven, dan heeft de klant ook direct meer begrip voor de extra uren die zijn gemaakt. Communicatie is hier een belangrijk gegeven.
- Welke activiteit wel en niet binnen het abonnement vallen, is bij de inrichting al klaar gezet en wordt automatisch gevuld. Hierdoor is er een splitsing tussen het abonnement en meerwerk. Stel dat je tijdens het controleren van de conceptfactuur toch nog iets wilt aanpassen, moet dat kunnen zonder veel gedoe.
- Een combinatie van budgetten (voor bijvoorbeeld de jaarrekening, de administratie, de fiscale aangiften) en het schrijven van uren. Dit loopt naast elkaar, maar blijft goed inzichtelijk.
- Wil je uren factureren maar (een deel) uitstellen, afboeken of bijboeken, dan kun je dit eenvoudig aanpassen. Productie versus facturatie blijft op elk niveau inzichtelijk.
- Op ieder moment van de maand een factuur kunnen versturen.
- Holdingfacturatie. Eenvoudig uren factureren aan de holding.
Wanneer je een holding hebt met meerdere dochterondernemingen en je wilt de uren registreren op de dochterondernemingen terwijl je wel de factuur naar de holding stuurt. - Factuur statussen, overzichtelijk weergegeven in een flowdiagram.
Kortom: het automatiseringsproces zo inrichten dat je wel de voordelen ervaart, maar dat het nog wel zo flexibel is dat een verandering doorvoeren op een eenvoudige manier kan!
Het flexibele facturatieproces van Radar, bekijk de video.
Wil je meer weten over hoe flexibel je als accountants- of administratiekantoor kan factureren me Radar? Vraag dan een vrijblijvend gesprek aan.