5 signalen dat jouw relatiebeheer niet meer werkt (en hoe je dat oplost)
Gebruik je nog steeds Excel-lijstjes, losse notities en e-mails om klantinformatie bij te houden? Dan is het tijd om je af te vragen of die werkwijze nog wel past bij de groei en de verwachtingen van jouw accountantskantoor.
De traditionele manier van relatiebeheer voelt misschien vertrouwd, maar in een wereld waarin klanten steeds snellere en proactieve service verwachten, schiet zo’n aanpak al snel tekort. In dit artikel bespreken we 5 duidelijke signalen dat jouw huidige relatiebeheer niet meer werkt – én hoe je dat kunt oplossen met slimme software.
- Je bent meer tijd kwijt aan zoeken dan aan adviseren
Stel je voor: een klant belt met een vraag over een eerder besproken voorstel. Je weet dat je die informatie ergens hebt – in een e-mail, een notitie, misschien zelfs in je notitieboekje op je bureau. Na tien minuten zoeken geef je het op en vraag je de klant opnieuw om de gegevens. Herkenbaar?
Waarom dit een probleem is:
De tijd die je verspilt aan zoeken, kun je niet besteden aan waardevol klantadvies. Bovendien komt het niet professioneel over als je belangrijke informatie niet direct kunt terugvinden.
Wat is de oplossing?
Met relatiebeheer software heb je alles op één plek: klantgegevens, contactmomenten, documenten, en to-do’s. Geen losse flarden meer, maar een compleet overzicht van elk klantdossier, direct toegankelijk voor jou en je collega’s.
- Je mist belangrijke deadlines of vergeet follow-ups
Een van je klanten verwacht dat jij hun BTW-aangifte regelt. Jij denkt dat alles op schema ligt, tot je ontdekt dat je de benodigde documenten nooit hebt ontvangen. En de deadline? Die is morgen. Paniek.
Waarom dit een probleem is:
Klanten vertrouwen op jou voor structuur en overzicht. Een gemiste deadline is niet alleen vervelend, het schaadt ook je betrouwbaarheid en kan zelfs financiële gevolgen hebben voor de klant.
Wat is de oplossing?
Goede relatiebeheer software stuurt je automatisch herinneringen voor belangrijke deadlines, taken of opvolgacties. Zo mis je geen enkel belangrijk moment meer en blijf je proactief in je dienstverlening.
- Je mist een compleet klantbeeld
Moet je bij drie collega’s navragen wat er met een klant is besproken? Of moet je vijf tools openen om de juiste informatie te verzamelen? Dan ontbreekt er iets fundamenteels in je relatiebeheer.
Waarom dit een probleem is:
Een klant verwacht dat jij volledig op de hoogte bent. Als jij steeds informatie moet opzoeken of navragen, wek je de indruk dat je het overzicht kwijt bent. Dat tast je professionele uitstraling aan.
Wat is de oplossing?
Een CRM-systeem zoals Radar360 creëert een centrale klantenkaart waarop alle relevante klantinformatie overzichtelijk samenkomt:
- Financiële gegevens (zoals aangiften, facturen, inkomsten)
- Communicatiegeschiedenis (e-mails, telefoongesprekken, notities)
- Taken en to-do’s (wie doet wat, en wanneer?)
Zo heb je altijd een actueel en compleet beeld van iedere klant – zonder zoeken of schakelen.
- Je laat commerciële kansen liggen
Een klant belt met een vraag over een dienst die jij gewoon aanbiedt, maar waar hij geen weet van had. Of erger: hij heeft die dienst inmiddels bij een ander kantoor afgenomen. Ai… weer een gemiste kans.
Waarom dit een probleem is:
Als je niet goed zicht hebt op klantbehoeften en -gedrag, kun je ook niet op het juiste moment adviseren of bijsturen. Daarmee laat je waardevolle omzet liggen én loop je het risico dat klanten naar de concurrent gaan.
Wat is de oplossing?
Relatiebeheer software helpt je commerciële signalen op tijd te herkennen. Je ziet welke diensten klanten al afnemen, welke fases projecten doorlopen en waar nieuwe kansen liggen. Zo kun je gericht adviseren, extra diensten aanbieden en je omzet verhogen – zonder opdringerig te zijn.
- Taken en to-do’s raken zoek in de chaos
Werkzaamheden blijven liggen omdat niemand echt weet wie waarvoor verantwoordelijk is. Of omdat een taak ergens in een e-mail verdwijnt. Onduidelijkheid troef – met als gevolg frustratie en gemiste deadlines.
Waarom dit een probleem is:
Een gebrek aan taakverdeling en overzicht kan leiden tot fouten, vertraging en slechte service. En dat is precies wat je als professioneel accountantskantoor wilt voorkomen.
Wat is de oplossing?
Een goed relatiebeheer systeem bevat taakbeheer: iedereen weet wat er moet gebeuren, door wie, en wanneer. Automatische herinneringen zorgen ervoor dat follow-ups niet vergeten worden.
In tools als Radar360 worden deze taken gekoppeld aan het juiste klantdossier, waardoor teamleden altijd zicht hebben op de actuele stand van zaken. Dit zorgt voor:
- Duidelijke taakverdeling binnen je team
- Automatische follow-ups zonder losse notities
- Betere samenwerking en meer grip op klantdossiers
Herken je deze signalen? Dan is het tijd om Excel en losse notities vaarwel te zeggen
Als je jezelf herkent in een of meerdere van deze signalen, is het duidelijk: je huidige manier van relatiebeheer remt je groei, kost onnodig veel tijd en belemmert de kwaliteit van je dienstverlening. Tijd om afscheid te nemen van Excel-bestanden, losse documenten en onoverzichtelijke notities.
Met de relatiebeheer software van Radar360 breng je structuur aan in je klantbeheer. Je bespaart tijd, voorkomt fouten, en creëert ruimte om klanten écht goed te helpen – met inzicht, snelheid en een persoonlijke aanpak.
Wil je ontdekken wat Radar360 voor jouw kantoor kan betekenen?
Vraag een vrijblijvende demo aan en zie zelf hoe je klantbeheer overzichtelijker, efficiënter en professioneler wordt.
