Tijdgebrek, personeelstekort en digitalisering: zo helpt een centraal CRM accountants vooruit

Veel accountantskantoren werken dagelijks met meerdere softwareoplossingen: een CRM-systeem, boekhoudpakket, ondertekenplatform, documentbeheer en belastingsoftware. In de praktijk betekent dit dat klantdata en documenten zich verspreiden over verschillende plekken, met als gevolg: dubbele invoer, foutgevoelige processen en tijdverlies.

Een centrale plek voor klantinformatie en documentbeheer biedt hiervoor een oplossing. Door gegevens en processen te bundelen binnen één systeem of via slimme koppelingen, ontstaat er rust en overzicht. Klantdossiers zijn volledig, documenten zijn direct vindbaar en de kans op fouten door inconsistentie of handmatig werk wordt aanzienlijk verkleind.

Efficiëntie in je werkproces

Werken vanuit één centrale omgeving betekent dat gegevens niet telkens opnieuw hoeven te worden ingevoerd of overgenomen. Adreswijzigingen, btw-nummers of wijzigingen in het KVK-nummer hoeven maar één keer te worden aangepast. Documenten kunnen automatisch gekoppeld worden aan de juiste klant en workflow.

Dit levert niet alleen tijdwinst op, maar voorkomt ook miscommunicatie en vertraging. Denk aan een situatie waarin een klant snel een ondertekenverzoek moet ontvangen: als je hiervoor eerst een document moet downloaden, uploaden in een ander systeem, en opnieuw klantgegevens moet invoeren, gaat er kostbare tijd verloren. In een geïntegreerd systeem kan dit proces met één klik worden gestart.

Veiligheid en compliance

Een ander belangrijk voordeel van centralisatie is het voldoen aan wet- en regelgeving. In het kader van de AVG is het cruciaal om persoonsgegevens zorgvuldig op te slaan en te verwerken. Versnipperde opslag over verschillende systemen of schijven vergroot het risico op datalekken of ontoegankelijke informatie.

Door te kiezen voor een centrale oplossing – of een goed geïntegreerde softwarestack – houd je grip op wie toegang heeft tot welke gegevens, en kun je beter voldoen aan bewaartermijnen, logging en andere compliance-eisen. Ook back-ups en databeheer worden overzichtelijker als er één bron van waarheid is.

Meer tijd voor je klant

Automatisering van repeterende taken betekent dat je als accountant meer ruimte hebt voor advies en klantrelatie. Door digitale ondertekening, automatische documentopslag en statusupdates centraal aan te sturen, komt er tijd vrij die je kunt inzetten voor wat écht waarde toevoegt voor je klant.

Bovendien wordt de klantbeleving er beter van: documenten worden sneller verwerkt, communicatie is consistent en fouten worden sneller voorkomen. Ook voor de klant is het prettig om alles rondom samenwerking, ondertekening en aanlevering via één duidelijk kanaal te laten verlopen.

De samenwerking Radar360 en Hix als voorbeeld

De recent uitgebreide samenwerking tussen Radar360 en Hix laat zien hoe krachtige integratie eruit ziet in de praktijk. Beide platformen hebben hun koppeling verder geoptimaliseerd om accountants te ondersteunen in het werken vanuit één centrale omgeving.

Nieuwe functionaliteiten maken het mogelijk om PDF-documenten direct vanuit Radar360 naar Hix te versturen voor ondertekening, zonder extra handelingen. Documenten die in Hix zijn aangemaakt of geüpload – ook buiten Radar360 om – komen automatisch beschikbaar in het CRM. Daarnaast worden ondertekende BTW-aangiften inclusief het auditlog direct opgeslagen in Radar360 én SharePoint.

Ook zijn de mogelijkheden uitgebreid om klantdata flexibel te koppelen. Zo kan bijvoorbeeld een BSN op bedrijfsniveau worden toegevoegd in Hix zonder dat er een klantgebruiker hoeft te worden aangemaakt. Dit soort details maken een groot verschil in dagelijkse efficiëntie.

Conclusie: centralisatie als sleutel tot moderne accountancy

Voor accountantskantoren die toekomstgericht willen werken, is het bundelen van klantdata, documentbeheer en communicatie binnen één centrale omgeving geen luxe maar noodzaak. Het vermindert fouten, versnelt processen en verbetert de klantbeleving.

Of je nu werkt met Radar360, Hix of een andere softwareoplossing: de kern blijft hetzelfde. Hoe minder losse schakels je hebt, hoe sterker en stabieler je werkproces wordt. In een wereld waarin data centraal staat, is een centrale werkplek dé sleutel tot controle, consistentie en groei.