De accountant en de factuur

Belinda van Dijk | 14 september 2022

Het facturatieproces op een accountants- of administratiekantoor is anders dan anders. Het is geen standaard proces, er zijn altijd maren. Maar waar ligt dat aan? Is het de manier waarop de werkzaamheden worden uitgevoerd, of zit het zo diepgeworteld in hun DNA of ligt het aan andere zaken?

Facturen versturen met 1 druk op de knop

Het einde van de maand is in zicht, de voorbereidingen voor de facturatieronde worden getroffen. Een laatste taak aan alle medewerkers om de uren voor de afgelopen maand in te vullen, want op de tweede van de nieuwe maand worden alle uren bevestigd.  Nu zou je met een druk op de knop alle facturen kunnen versturen, maar dat gebeurt in 9 van de 10 gevallen niet. Een foutloze factuur vraagt nog veel tijd van een vennoot of partner. Welke uren mogen wel en welke uren mogen niet worden doorberekend. Welke uren horen wel en welke uren horen niet thuis onder het afgesproken budget. Dit intensieve proces zorgt voor vertraging intern, maar dat betekent ook dat de betalingen langer op zich laten wachten. 

RADAR2022_005

Een tijdrovende klus


Er zijn verschillende redenen te bedenken dat het facturatieproces zo intensief is. Allereerst zou het te maken kunnen hebben met het feit dat de accountant over het algemeen zeer punctueel en minutieus in de afwerking is. Dat zou al een belangrijk stuk verklaren. Tegelijkertijd worden er veel uren afgeboekt die in eerste instantie wel gemaakt zijn, maar niet worden doorbelast. Ligt dat aan de manier van uren schrijven of aan de inrichting van de applicatie?

Een afgesproken budget (project) voor terugkerende werkzaamheden helpt om grip te krijgen op de uren en daardoor de winstgevendheid. Door een ingebouwde signalering en overzichten kan je op ieder moment de status van zo’n budget zien. Tevens hoeft de medewerker bij het schrijven van de uren niet na te denken of het bij het budget hoort of dat het een los uur is. Bij de inrichting geef je dat aan. 

Maar niet alle uren kunnen worden weggeschreven op een budget. Het is dan heel belangrijk dat de lijst met activiteiten niet eindeloos lang is, maar overzichtelijk is ingericht. Het schrijven van een interne toelichting helpt al om intern inzicht te krijgen over het waarom een bepaalde activiteit langer heeft geduurd dan normaal. Dit zou je ook direct in de externe toelichting mee kunnen geven, dan heeft de klant ook direct meer begrip voor de extra uren die zijn gemaakt. Communicatie is hier een belangrijk gegeven. 

Afbeelding 4 en 5 (1)

Eenvoudig uren schrijven een goed begin


RADAR2022_003 (1)-1Om uren te kunnen registreren en te kunnen factureren, is een webapplicatie specifiek gemaakt voor de accountant een pre.
Bij Radar hebben wij vooral gekeken naar de eenvoud van het uren schrijven. Eenvoudig en overzichtelijk zijn hier de twee kernwoorden. Hierdoor is de kans op fouten kleiner.

De voordelen van RADAR:

  • Welke activiteit wel en niet binnen het abonnement vallen, is bij de inrichting al klaar gezet en wordt automatisch gevuld. Hierdoor is er een splitsing tussen het abonnement en meerwerk.
    De kans op fouten wordt hierdoor aanzienlijk kleiner.
  • Daarnaast is er direct overzicht op onderhanden werk door volledige integratie met facturatie.
    Door dit op vaste tijden door te lopen, komt een fout sneller bovendrijven.
  • En heb je met 1 druk op de knop alle managementrapportages bij de hand.
    Hierdoor kan je makkelijk bijsturen als dat nodig mocht zijn.

Wil je meer weten over hoe je als accountants- of administratiekantoor eenvoudig uren registreert met RADAR? Vraag dan een vrijblijvend gesprek aan.

Vraag vrijblijvend een gesprek aan