Tegenwoordig word je aan alle kanten overspoeld met nieuwe softwaretools. Sterker nog; je kunt door de bomen soms het bos niet meer zien. Maar is het gebruik van al deze softwaretools eigenlijk nog wel zinvol?
Het lijkt er steeds meer op dat je het jezelf als (kleine) organisatie alleen maar moeilijker én duurder maakt wanneer je tussen verschillende softwarevarianten moet schakelen. Hoog tijd dat hier een einde aan komt.
Veel accountants- en advieskantoren maken de fout om verschillende losse softwaretools aan te schaffen voor verschillende bedrijfsprocessen. Denk dan bijvoorbeeld aan:
Ondanks dat dit in eerste instantie misschien wel haalbaar lijkt te zijn, blijkt vaak al snel dat dit onnodig complex is.
Wanneer je met meerdere tools werkt, levert dit vaak allerlei problemen op. Zo moeten medewerkers bijvoorbeeld continu schakelen tussen verschillende systemen. Aan de ene kant kost dit een hoop tijd, terwijl dit aan de andere kant ook de kans op fouten onnodig vergroot. En dan hebben we het nog niet eens gehad over de stijgende kosten, wanneer je meer en meer abonnementen moet afsluiten..
De oplossing voor dit probleem is minimalistisch softwaregebruik. Dat houdt dus in dat je alles veel simpeler aanpakt, bijvoorbeeld door voor een alles-in-één tool te kiezen. Dit levert de volgende voordelen op:
Maar hoe kies je dan vervolgens de juiste software die dit allemaal mogelijk maakt? En misschien nog belangrijker, hoe zorg je voor brede adoptie binnen het bedrijf?
Het implementeren van nieuwe software binnen je organisatie is geen eenvoudige beslissing. Het is zowel een intern als extern proces waarbij meerdere stakeholders binnen het bedrijf betrokken moeten zijn om de adoptie volledig te ondersteunen. Alleen met de juiste aanpak kan de implementatie echt slagen. Gelukkig zijn er enkele praktische tips die het proces aanzienlijk eenvoudiger maken:
Ga voor softwareoplossingen die naadloos met elkaar samenwerken. Zo biedt Visma bijvoorbeeld Radar360 aan als onderdeel van hun suite, waardoor je alle benodigde functies eenvoudig binnen één systeem integreert. Dit voorkomt compatibiliteitsproblemen, zorgt voor minder leveranciersbeheer en maakt gemeenschappelijke updates mogelijk.
Het is verleidelijk om voor elke functie een aparte tool aan te schaffen, maar dit zorgt vaak voor hogere kosten en een complexere IT-infrastructuur. Vraag je bij elke tool af of deze echt noodzakelijk is, of dat de functionaliteit al binnen een bestaande oplossing te configureren is. Hoe minder losse tools, hoe eenvoudiger het beheer en hoe lager de onderhoudskosten.
Software is alleen effectief als medewerkers er daadwerkelijk mee werken. Zorg ervoor dat je medewerkers vanaf het begin betrekt bij de selectie en implementatie. Vraag naar hun behoeften, laat ze meedenken en zorg voor voldoende training en begeleiding. Dit verhoogt de acceptatie en voorkomt weerstand tegen verandering.
Een goed doordachte uitrolstrategie voorkomt chaos en vertragingen. Stel een duidelijk stappenplan op met mijlpalen, verantwoordelijkheden en deadlines. Begin met een kleine testgroep, evalueer de ervaringen en schaal vervolgens op naar de rest van de organisatie. Zo verloopt de overgang soepel en voorkom je dat je later tegen onverwachte problemen aanloopt.
Met deze aanpak maak je de implementatie niet alleen efficiënter, maar vergroot je ook de kans op een succesvolle en breed gedragen adoptie binnen je bedrijf.
Benieuwd of een alles-in-één oplossing voor jouw organisatie ook dé uitkomst biedt waar je op dit moment behoefte aan hebt? Download dan onze brochure voor meer informatie of maak een afspraak voor een demo.