Stel: iedere medewerker laat gemiddeld slechts 15 minuten per werkdag liggen doordat werkzaamheden niet volledig worden geregistreerd of informatie niet goed doorstroomt naar de facturatie. Bij een team van vijf medewerkers betekent dat ruim 300 declarabele uren per jaar. Tegen een gemiddeld uurtarief van € 55 loopt dat op tot bijna €18.000 aan gemiste omzet.
Dat zijn geen uren die niet zijn gewerkt. Het zijn werkzaamheden die onderweg tussen klantbeheer, workflow, urenregistratie en facturatie uit beeld raken.
Waar gaat omzet verloren?
Bij veel accountants- en administratiekantoren zit het probleem niet in de factuur zelf, maar in het proces dat eraan voorafgaat. Klantbeheer, werkzaamheden, urenregistratie en facturatie zijn vaak verdeeld over meerdere systemen. Daardoor moeten gegevens worden overgenomen, gecontroleerd of opnieuw ingevoerd. Juist tijdens die overdrachten raakt informatie uit beeld.
Denk aan een telefoongesprek dat niet wordt geregistreerd, een extra controle die niet aan het dossier wordt gekoppeld of werkzaamheden die wel zijn uitgevoerd, maar uiteindelijk niet op de factuur terechtkomen. Op zichzelf lijken dat kleine zaken. Op jaarbasis kunnen ze oplopen tot duizenden euro's aan gemiste omzet.
Zonder één centraal overzicht is het bovendien lastig om te controleren of alle uitgevoerde werkzaamheden ook daadwerkelijk zijn geregistreerd en gefactureerd. Dat is geen kwestie van onoplettendheid, maar van een proces waarin informatie niet altijd automatisch doorstroomt.
Veel accountants- en administratiekantoren werken met verschillende systemen voor CRM, workflow, urenregistratie en facturatie. Op zichzelf doen die systemen vaak precies wat ze moeten doen. De uitdaging ontstaat zodra informatie van het ene systeem naar het andere moet.
Iedere koppeling vraagt onderhoud. Klantgegevens moeten synchroon blijven, werkzaamheden moeten op de juiste plek terechtkomen en wijzigingen in tarieven of budgetten moeten op meerdere plaatsen worden doorgevoerd. Denk aan een nieuwe klant die in verschillende systemen moet worden aangemaakt, een tariefswijziging die overal moet worden bijgewerkt of werkzaamheden die vanuit de urenregistratie naar de facturatie moeten worden overgezet. Dat gaat meestal goed, maar iedere extra stap kost tijd en vergroot de kans op fouten of ontbrekende informatie.
Daarnaast kost het medewerkers tijd om voortdurend tussen verschillende applicaties te schakelen. Iedere onderbreking lijkt klein, maar op een drukke werkdag lopen die minuten ongemerkt op. Op jaarbasis kan dat honderden uren kosten die niet aan klanten kunnen worden besteed.
Het verschil zit daarom niet in de vraag welke software de beste urenregistratie of facturatie biedt. De echte vraag is: hoeveel systemen heb je nodig om één proces uit te voeren?
Wanneer klantbeheer, workflow, dossiers, urenregistratie, budgetbewaking en facturatie onderdeel zijn van één platform, hoeft informatie nog maar één keer te worden vastgelegd. Medewerkers hoeven minder te schakelen tussen applicaties, gegevens hoeven minder vaak te worden gecontroleerd of overgenomen en de kans dat informatie onderweg verloren gaat, wordt kleiner. Zo sluiten processen beter op elkaar aan en kan een kantoor efficiënter werken.
Radar360 brengt klantbeheer, workflow, dossiers, urenregistratie, budgetbewaking en facturatie samen in één platform. Daardoor zijn werkzaamheden, klantinformatie en financiële gegevens direct met elkaar verbonden.
Medewerkers registreren hun werkzaamheden vanuit het klantdossier waarin zij al werken. De geregistreerde uren zijn direct beschikbaar voor budgetbewaking en facturatie. Losse exports, dubbele invoer of handmatige overdrachten tussen verschillende systemen zijn daardoor niet nodig.
Dat levert niet alleen tijdwinst op, maar ook meer inzicht. Je ziet per klant hoeveel uren zijn besteed, hoeveel budget beschikbaar is en welke werkzaamheden nog moeten worden gefactureerd. Zo kun je tijdig bijsturen en voorkom je verrassingen achteraf.
Wanneer medewerkers hun werkzaamheden eenvoudiger en vollediger kunnen registreren, neemt ook de kans toe dat alle uitgevoerde werkzaamheden uiteindelijk worden gefactureerd.
Bij een kantoor met vijf medewerkers kan het terugwinnen van gemiddeld 15 minuten per medewerker per werkdag al oplopen tot bijna €18.000 extra omzet per jaar, uitgaande van een gemiddeld uurtarief van €55.
De exacte opbrengst verschilt uiteraard per kantoor. De businesscase zit daarom niet alleen in de kosten van software, maar vooral in de tijd en omzet die een geïntegreerde werkwijze kan terugwinnen.
Al meer dan 25 jaar vertrouwen ruim 700 accountants- en administratiekantoren op Radar360. Het platform brengt klantbeheer, workflow, dossiers, urenregistratie, budgetbewaking en facturatie samen in één omgeving. Daardoor werken medewerkers vanuit één centraal overzicht en blijft informatie gedurende het hele proces met elkaar verbonden.
Weet jij hoeveel werkzaamheden binnen jouw kantoor worden uitgevoerd, maar uiteindelijk niet of niet volledig worden gefactureerd? En heb je inzicht in waar dat in het proces gebeurt?
Met Radar360 krijg je meer grip op je processen, minder administratieve handelingen en meer inzicht in de werkzaamheden die uiteindelijk op de factuur terechtkomen.
Benieuwd hoeveel omzet jouw kantoor ongemerkt laat liggen? Bereken het met onze calculator.