Nieuwe accountancysoftware nodig? Houd dan rekening met een flinke dosis aan mogelijkheden, opties, functionaliteiten en prijzen. Kortom, welkom in de chaos van softwarekeuzes in de accountancy. Het aanbod is namelijk enorm. Je kunt kiezen voor CRM’s en facturatieprogramma’s, maar ook voor boekhoudpakketten en urenregistratie tools.
Je hoort jezelf denken; “hoe voorkom ik dat ik door dit overweldigende aanbod alsnog de verkeerde keuze maak?” Je wilt achteraf liever niet worden geconfronteerd met een systeem dat in de praktijk eigenlijk helemaal niet zo efficiënt of klantvriendelijk werkt. Niet nodig!
In deze blog bespreken we de 3 meest voorkomende valkuilen bij de keuze van software voor accountantskantoren én vertellen we je ook hoe je deze fouten kunt voorkomen.
Het probleem
Veel kantoren werken met een verzameling aan tools. Zo wordt Excel gebruikt voor het beheren van klanten en wordt voor de facturatie en urenregistratie een andere tool gebruikt. Klinkt leuk, maar als je voor elke taak een aparte tool gebruikt zorgt dat vaak voor chaos.
Het gebruik van verschillende tools zorgt voor inefficiënte workflows. Ook dubbele invoer ligt op de loer omdat medewerkers steeds maar weer moeten schakelen tussen de systemen. Integreren met elkaar? Dat doen deze tools vaak niet of nauwelijks. Ze moeten vaak handmatig worden gekoppeld waarbij het voorkomt dat belangrijke informatie verloren gaat.
De oplossing
Kies voor accountancysoftware met verschillende functionaliteiten op één plek. Daardoor vind je alles wat je nodig hebt op één platform én kun je andere tools opzeggen. Daardoor bespaar je niet alleen heel veel tijd, maar ook geld op licenties en abonnementen.
Software voor accountantskantoren moet perfect integreren met elkaar. Zorg er dus voor dat de verschillende software modules soepel samenwerken. Hierbij kun je denken aan relatiebeheer, maar ook aan urenregistratie, facturatie en document management.
Toch aparte tools gebruiken? Dan is compatibiliteit ontzettend belangrijk. Je wilt immers dat ze los van elkaar toch goed samenwerken voor een optimale workflow en integratie. In dit geval is het verstandig om te kiezen voor tools uit één softwarepakket. Radar360 maakt deel uit van de Visma groep. Onze tools werken naadloos samen met andere software uit deze familie. Dat betekent een soepele integratie én workflow!
Het probleem
Accountancysoftware kiezen doe je samen met je medewerkers. Het komt namelijk maar al te vaak voor dat een nieuw softwarepakket na de integratie niet correct of zelfs helemaal niet wordt gebruikt door accountants. Vaak omdat niet wordt begrepen waarom er is gekozen voor een nieuw systeem, omdat de tools niet voldoende aansluiten bij de werkzaamheden of omdat een goede training ontbreekt. Gelukkig kun je deze valkuilen eenvoudig voorkomen.
De oplossing
Laat medewerkers binnen het accountantskantoor meebeslissen over de nieuwe software. Welke tools maken hun werkzaamheden makkelijker en waar is vooral behoefte aan? Wat zijn de issues waar ze nu tegenaan lopen? Ook een training of een pilotfase is belangrijk.
Als iedereen weet hoe een systeem werkt, kunnen oude werkwijzen en patronen losgelaten worden. Ook kiezen voor software met een gebruiksvriendelijke interface helpt daarbij.
Het probleem
Goede software verbetert de workflow, de productiviteit van medewerkers én de klantloyaliteit. Dit betekent automatisch ook meer omzet en winst. Laat je in je keuze voor accountancysoftware dus niet verleiden tot de goedkoopste optie. Dat is vaak duurkoop.
Zeker als blijkt dat de software geen functies ondersteunt die voor jullie accountantskantoor belangrijk zijn. Daardoor moet je alsnog gaan werken met losse tools die extra kosten, frustraties en integratieproblemen met zich meebrengen. Goedkope softwarepakketten zijn in veel gevallen ook niet schaalbaar. Ze groeien dus niet mee als jouw bedrijf dat wél doet.
De oplossing
Nieuwe software voor accountantskantoren vraagt om een aanloopperiode. Denk daarbij aan de integratie en pilots en trainingen om medewerkers wegwijs te maken in het nieuwe systeem. Kies voor schaalbare software die meegroeit als het bedrijf dat ook doet. Overstappen op weer een nieuw systeem is namelijk niet iets wat je terugkerend wilt doen.
Houd bij het kiezen van nieuwe accountancysoftware niet alleen rekening met de prijs, maar let ook op welke taken een tool kan automatiseren en hoeveel efficiëntie en tijdswinst dat oplevert. Je zult zien dat deze investering zichzelf op verschillende manieren terugverdient.
Software voor accountantskantoren kiezen zonder valkuilen? Nu je precies weet waar je op moet letten is dat een stuk eenvoudiger. Bijvoorbeeld door te kiezen voor geïntegreerde oplossingen in plaats van losse tools die niet optimaal samenwerken. Ga niet klakkeloos voor de goedkoopste optie, maar kies voor software die zichzelf terugverdiend. Onder andere door het automatiseren van dagelijkse taken en het verbeteren van de workflow.
De CRM-oplossing van Radar360 omvat gebruiksvriendelijke software voor een skyhigh efficiëntie. Op kantoor en binnen teams op de werkvloer, maar zeker ook op het gebied van relatiebeheer en klantcommunicatie. Dat betekent kiezen voor de beste software én succes!
Wil je weten wat onze software kan betekenen voor jouw accountantskantoor? Neem dan gerust contact met ons op voor een vrijblijvende demo van onze CRM oplossing.